Arhivarea documentelor electronice clasificate se realizează pe sisteme informatice şi de comunicaţii securizate şi acreditate corespunzător nivelului de clasificare a informaţiilor conţinute, arată Legea care completează cadrul legislativ al Arhivelor Naţionale, promulgată, marţi, de preşedintele Klaus Iohannis.
Potrivit completărilor, document electronic înseamnă „orice conţinut stocat în format electronic, în special sub formă de text sau de înregistrare audio, video sau audiovizuală”.
Creatorii şi deţinătorii au următoarele obligaţii referitoare la documentele electronice: să le administreze astfel încât să asigure păstrarea integrităţii, autenticităţii şi posibilităţii de utilizare a acestora, atât în perioada folosirii curente, cât şi în depozitul de arhivă; să adopte un sistem de management arhivistic, aprobat de Arhivele Naţionale, care să respecte procedurile specifice privind organizarea şi desfăşurarea activităţii arhivistice a documentelor electronice; să implementeze mecanisme tehnice care să asigure accesul şi modificarea datelor de o manieră controlată, identificabilă şi databilă; să implementeze soluţii tehnice care să permită exportul datelor din sistem conform sistemului de management arhivistic aprobat de Arhivele Naţionale.
Procedurile specifice privind organizarea şi desfăşurarea activităţii arhivistice a documentelor electronice se stabilesc prin ordin al ministrului Afacerilor Interne, la propunerea Arhivelor Naţionale.
Formatele agreate pentru documentele electronice cu termen de păstrare permanent se aprobă prin dispoziţia directorului Arhivelor Naţionale care se publică pe pagina de internet a instituţiei. Obligaţia conversiei datelor în formatele agreate revine creatorilor şi deţinătorilor.
Dispoziţiile legii nu se aplică activităţilor de arhivare a documentelor electronice create şi deţinute de autorităţile şi instituţiile publice în nume propriu şi/sau pentru unităţile, instituţiile şi structurile aflate în subordinea sau în coordonarea acestora.